עצות
להבטחת הצלחה של אירוע
הטעם המר של הופעה
מאכזבת נשאר זמן רב לאחר שטעמו המתוק של המחיר הנמוך נמוג....
עיסקה הקשורה להפקת אירוע שונה מאוד מכל עיסקה אחרת שאדם עושה. בכל עיסקה אחרת, במקרה של תקלה או מוצר פגום, ניתן לתקן, להחליף או לבצע שוב את העיסקה עם ספק אחר. הפקת אירוע
היא עיסקה חד פעמית. הזמנתם מקום, הבאתם אורחים, התלבשתם יפה, ואם יש תקלה בהפקת האירוע, הנזק הוא בלתי הפיך. מפח הנפש והאכזבה של המארגנים והאורחים לא ניתן לתיקון או החלפה.
לכן, לפני הפקת אירוע, חשוב להקפיד על מספר כללים:
1. תכנון האירוע מבעוד מועד.
2. הזמנת מקום לאירוע, ספקי מזון ואומנים לאחר סקר שוק קפדני.
3. הקפדה על איכות הציוד של האומן ועל הימצאותו של
ציוד כפול לגיבוי.
1. תכנון האירוע מבעוד מועד:
כל אירוע, ממסיבת יום הולדת בחוג המשפחה המורחבת ועד קיום חתונה עם מאות אורחים, הוא מבצע לוגיסטי לא פשוט הכולל מגוון עצום של פרטים קטנים שכל אחד מהם חיוני להצלחת האירוע.
תכנון מוקדם, הגדרת הצרכים והציפיות, הקדשת מחשבה רבה לפרטי הפרטים זמן רב לפני האירוע יבטיחו שלא יחסר דבר באירוע עצמו. הגדירו לעצמכם מלכתחילה את מקום האירוע, סוג ואופי
הכיבוד, מספר האורחים הצפוי, וסוג הבילוי אותו אתם מתכננים לאוחים.
2. הזמנת אומן, מקום ומזון.
בתחום האירועים, ההיצע הוא עצום, ומטבע הדברים ישנם נותני שירות מעולים שעלותם לרוב גבוהה יותר, אך גם פחות טובים שעלותם, מן הסתם נמוכה יותר. מכיוון שכאמור, לאי-הצלחתו של
אירוע אין תקנה, חשוב לא להתפשר, ובהתאם לתקציב, לבחור בנותני שירות טובים עד כמה שאפשר. הבעיה היא שהטובים יותר לרוב גם עסוקים יותר, וחשוב לפנות אליהם מוקדם ככל האפשר כדי
שיהיו פנויים במועד ויוכלו לשריין אותו עבורכם.
3. איכות ציוד וגיבוי:
תאר לעצמך שהאירוע שתכננת התחיל, האורחים כבר באו, ולפתע משתרר שקט מוזר - איזה רכיב במערכת ההגברה כשל. מה תעשה? תאמר - זה באחריות האומן שהזמנת? אולי, אבל אין פיצוי לעוגמת
הנפש על אירוע שהתקלקל. גם אם תקבל את כספך בבקשה, הרי לא תערוך את האירוע שוב.
אומנים המופיעים באירועים מביאים איתם כמות גדולה של ציוד יקר המהווה תנאי לקיום ההופעה. בגלל מחירו הגבוה של הציוד, יש חשש כי האומן יקנה ציוד זול ופחות אמין. אולם גם אם רכש
ציוד יקר איכותי ואמין, בשלב זה או אחר תיווצר תקלה במערכת, שעשויה להשבית את ההופעה כולה או לפגום בה קשות. מטבעה של המערכת שהיא בנויה כשרשרת - מיקרופונים, כלי נגינה, מכשירי
דיסק והשמעת מוזיקה וכדומה מחוברים למיקסר, המחובר למגבר, המחובר לרמקולים. רבים גם עובדים עם מחשב ומקרן שאף מגבירים את מורכבות המערכת.
חשוב לזכור - ציוד המשמש להופעות גם מתקלקל בהופעות, ומטבע הדברים שציוד מורכב כזה מתקלקל לפעמים.
כדי למנוע תקלות כאלה, חשוב לודא שלאומן שהזמנת יש מערכת כפולה לגיבוי - ממש כך - שני מחשבים, שני מקרנים, שתי מערכות הגברה מושלמות, שני כלי נגינה מכל סוג וכן הלאה.
עלות רכישת ציוד כפול, בעיקר אם הציוד איכותי, היא גבוהה, וסביר להניח שהאומן המחזיק ציוד כפול יציע מחירים גבוהים מעט יותר מאחרים. למרות זאת, אל תוותרו על ציוד כפול לגיבוי,
ראו את ההוצאה הנוספת כפוליסת ביטוח כנגד תקלות טכניות והצלחת האירוע.
